Оформление сотрудников в организации

Согласно законодательным нормам Российской Федерации, процесс найма начинается с собеседования, далее следует ряд прописанных в законодательстве шагов, а завершается все в тот момент, когда издается приказ о вступлении в должность. Следование всем установленным нормам ТК и правильное документирование этапов крайне важно для избегания юридических проблем как для работника, так и для работодателя, поскольку юридические последствия наступают для обеих сторон.

Можно ли не оформлять работника официально

Если кратко, то отсутствие оформления противоречит российскому законодательству. Неофициальное трудоустройство ведет к административным и финансовым санкциям, а также лишает сотрудника социальных гарантий. На законных основаниях разрешается привлекать физических лиц для выполнения какой-то работы двумя способами: по ГПХ или в рамках трудовых отношений. Рассмотрим каждый случай подробнее, расшифровав, что кроется под этими понятиями для обеих сторон и какие нюансы существуют.

Договоры гражданско-правового характера

ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании могут понадобиться инженеры-экологи на период подготовки годовой экологической отчетности. В остальное время компания не может обеспечить им постоянную нагрузку, поэтому привлекает их на условиях ГПХ. Эта мера позволяет работодателю временно привлекать специалистов без необходимости соблюдать требования законодательства, такие как предоставление отпуска или оплачиваемых больничных.

Трудовые отношения

Договор в обязательном порядке заключается тогда, когда человек трудоустраивается на постоянной основе. Это прописано в законодательстве, более того, согласно статье 67 ТК Российской Федерации, все бумаги должны быть оформлены в письменном виде. Проще говоря, договор, заключенный в устной форме, не является действительным на территории страны.

Есть ряд признаков, которые позволяют характеризовать отношения как трудовые, однако Верховный суд опирается на такие критерии:

• • Специалист выполняет свои функции, отчитываясь в той или иной форме работодателю, то есть, под его непосредственным контролем.
• • Это происходит в рамках внутреннего распорядка организации, согласно локальным нормативным актам.
• • Поставленные задачи выполняются строго по специальности или в рамках должности, на которую сотрудника наняли.

На подписание бумаг дается три дня, в случае если работник вступил в должность с разрешения начальства, а также с даты, которой был подписан договор ГПХ. Нарушение обозначенных выше сроков влечет за собой штрафы, поскольку классифицируется как административное правонарушение в рамках закона. Для ИП финальная сумма штрафа может доходить до 10 000 рублей. В случае, если в такой ситуации окажется юридическое лицо – сумма варьируется в пределах 100 000 рублей.

Кроме того, могут возникнуть претензии со стороны налоговой службы и Социального фонда. Дело в том, что если на предприятии есть сотрудники без договора, то за них не платится НДФЛ и страховые взносы. Работодатель обязан будет выплатить все суммы недоимки, плюс штраф в размере 40% от суммы, не выплаченной в государственную казну.

Подводя итог, становится очевидно, что неофициальное трудоустройство – большой риск не только для работника, который остается без социальных гарантий и юридической защиты, но и для работодателя, который в случае обнаружения нарушений подвергнется административному взысканию.

С кем можно заключить трудовой договор

Их можно заключать с гражданами России, иностранцами и лицами без гражданства при соблюдении всех законодательных нюансов. Для подавляющего большинства иностранцев обязательны разрешения на работу или патенты. Трудовой договор является основным документом, регулирующим права и обязанности сторон.

Возрастные ограничения при приеме на работу

Закон позволяет брать на работу лиц с 16 лет, однако в некоторых случаях это возможно и с 14 лет при наличии согласия родителей и органов опеки. Несовершеннолетние должны работать в безопасных условиях и иметь сокращенный рабочий день. Кроме того, для этой категории существуют ограничения по видам работ, которые они могут выполнять, чтобы избежать вреда их здоровью и развитию. Например, они не могут заниматься тяжелым физическим трудом или быть задействованы там, где предполагается повышенный уровень опасности.

Необходимые документы для оформления сотрудника в организацию

Перед подписанием бумаг необходимо собрать следующий пакет документов:

• • Паспорт: удостоверение личности, необходимое для заключения контракта.
• • Трудовая книжка: сюда вносятся все данные, касающиеся деятельности предполагаемого работника.
• • СНИЛС: страховой номер индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования.
• • Документы об образовании: дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию.
• • Военный билет: для военнообязанных мужчин, подтверждающий их статус и наличие или отсутствие обязательств по воинской службе.
• • Медицинские справки: если требуется, для подтверждения пригодности к выполнению обязанностей по должности, особенно для должностей, требующих особенных показателей здоровья.

Для некоторых позиций список может быть расширен. Например, для того чтобы быть задействованным в сфере общепита, человеку требуется наличие медицинской книжки.

Пошаговый алгоритм

Процесс включает несколько этапов, каждый из которых имеет свои особенности и требования. Правильное выполнение каждого шага обеспечивает юридическую защиту обеих сторон.

• • Сбор документов. Кандидат предоставляет все необходимое, включая паспорт, СНИЛС, трудовую книжку, военный билет (для военнообязанных) и документы об образовании. Если человек устраивается впервые, работодатель обязан оформить все сам, не перекладывая ответственность на другую сторону отношений. В случае необходимости также могут быть запрошены медицинские справки и другие бумаги.
• • Собеседование. На этом этапе происходит оценка профессиональных и личных качеств кандидата. Обсуждаются и согласовываются будущие обязанности, задачи, зарплатные ожидания и другие условия. Иногда после следует проверка службы безопасности или согласование с руководителем.
• • Оформление трудового договора. При успешном прохождении собеседования и всех проверок на электронную почту или в бумажном варианте высылается оффер (предложение о работе). Бумаги оформляются в письменной форме в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, другой – у сотрудника. На этом этапе должны быть прописаны и оговорены все существенные условия труда, включая должностные обязанности, рабочее время, размер зарплаты и другие важные аспекты, в том числе – особенности рекреационной программы, проще говоря – количество дней отпуска и больничных.
• • Издание приказа. Приказ подписывается руководителем и регистрируется в учетной системе организации. Этот документ является официальным подтверждением трудовых отношений и служит основанием для внесения записи в трудовую книжку.
• • Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами. Новый работник должен быть ознакомлен с внутренними правилами организации, инструкциями по охране труда, правилами внутреннего распорядка и другими локальными нормативными актами. Ознакомление подтверждается подписью.
• • Внесение записи в трудовую книжку. В первый день туда вносится запись о приеме на работу. Это может быть сделано как в бумажной, так и в электронной форме, в зависимости от предпочтений организации и требований законодательства.

Некоторые особенности трудоустройства работников

Прием на работу в Российской Федерации может включать различные нюансы в зависимости от специфики, категории и других факторов. Рассмотрим некоторые из них ниже, подробно останавливаясь на основных положениях и ключевых моментах.

Подземные работы

Выполнение задач в таких условиях сопряжено с высокими рисками для здоровья, что обуславливает ряд дополнительных мер. Для обеспечения надлежащего уровня безопасности в обязательном порядке необходимо следовать следующим шагам:

• • Медицинский осмотр. Кандидаты на должность должны пройти углубленное медицинское обследование, чтобы убедиться в их способности выполнять задачи в условиях повышенной опасности.
• • Специальное обучение. Также они обязаны пройти специальное обучение по технике безопасности, включая использование защитного оборудования и оказание первой помощи в случае аварийных ситуаций.
• • Контроль за соблюдением стандартов. Работодатель должен обеспечить регулярные проверки условий труда и соблюдение всех норм и стандартов безопасности для сотрудников.
• • Документирование. Необходимо оформление соответствующих документов, подтверждающих прохождение медицинского осмотра и обучение.

Бывшие госслужащие

Наем бывших государственных служащих практически на любую позицию в коммерческие или частные организации требует соблюдения ряда особых требований:

• • Период охлаждения. Законодательство предписывает обязательное соблюдение так называемого периода охлаждения, в течение которого госслужащие не могут занимать определенные должности в частном секторе. Этот период может варьироваться от 6 месяцев до нескольких лет, в зависимости от должности и уровня доступа к государственной тайне.
• • Проверка конфликта интересов. Важно провести оценку возможного конфликта интересов, который может возникнуть из-за предыдущей государственной деятельности. Это позволяет предотвратить возможные нарушения антикоррупционного законодательства.
• • Документальное оформление. Необходимо предоставить документы, подтверждающие отсутствие конфликта интересов и соблюдение всех требований законодательства.

Временные работники

Наем осуществляется на основании срочных трудовых договоров, которые имеют свои особенности:

• 1. Срочный. Он всегда заключается на определенный срок или на период выполнения конкретной задачи. При этом максимальная продолжительность, прописанная сторонами, ограничена, и такие профессионалы не могут занимать позиции, на которые в обычных ситуациях нанимают людей на постоянной основе.
• 2. Ограничения и права. Работники обладают правами, схожими с правами постоянных сотрудников, но могут иметь ограничения по некоторым социальным гарантиям, таким как отпуск и больничные.
• 3. Оформление. Важно корректно оформить все бумаги, включая издание приказа о вступлении в должность и внесение записи в трудовую книжку, если это предусмотрено.

Совместители

Совместительство – процесс, при котором человек выполняет функции в одной или нескольких организациях помимо своей основной занимаемой должности. Оно может быть внешним, когда сотрудник работает в разных организациях, или внутренним, когда он выполняет дополнительные обязанности в той же компании.

• • Внешнее совместительство предполагает, что человек задействован в одной организации на основной должности и одновременно числится в другой на условиях совместительства. Начальство имеет право проверить, не превышает ли общее количество времени установленную норму, чтобы избежать нарушения законодательства пунктов, касающихся непосредственно рабочего времени и трудовых прав.
• • Внутреннее совместительство значит, что выполняются дополнительные задачи в рамках той же организации. Этот вид работы требует оформления отдельного трудового договора или дополнительного соглашения к основному, в котором уточняются условия и объем дополнительных функций.
• • Правила и ограничения включают соблюдение максимальной продолжительности рабочего времени, правильное оформление трудовых договоров и компенсацию труда с учетом особенностей обеих занимаемых должностей и выполняемого списка заданий.
• • Документальное оформление заключается в подписании соглашений помимо основного документа, оформление учета и компенсации рабочего времени в денежном эквиваленте и ведение соответствующих записей в трудовой книжке или электронном документе.

Иностранные граждане

Наем иностранцев в Российской Федерации требует особого подхода и соблюдения множества требований, связанных в первую очередь с миграционным законодательством и правами специалистов. При этом разные категории попадают под ограничения разного типа, но все нерезиденты так или иначе должны предоставить дополнительные документы. Чаще всего требуется следующее:

• • Разрешающие документы. Иностранные граждане обязаны иметь действительное разрешение на работу или патент. Это необходимо для легального трудоустройства на территории России и должно быть оформлено до начала трудовой деятельности.
• • Виза и регистрация. Необходимо иметь соответствующую визу и пройти регистрацию по месту пребывания. Это обязательные шаги для соблюдения миграционного законодательства.
• • Документальное оформление. При приеме в организацию иностранцев необходимо тщательно проверять все нюансы и требования, связанные с их легальным статусом и деятельностью в рамках должности в компании. Это включает договор, разрешение на работу, визу и регистрацию.
• • Социальные гарантии и налогообложение. Иностранные работники имеют право на те же социальные гарантии, что и граждане Российской Федерации, такие как медицинское обслуживание и пенсионные накопления.
• • Адаптация и интеграция. Для эффективной работы иностранных сотрудников может потребоваться организация процесса адаптации, который поможет им интегрироваться в рабочую среду и ознакомиться с внутренними правилами компании. Обучение часто включает как общие аспекты, так и специфические особенности, обусловленные законодательными нормами и различиями в ментальности и культуре.